Организация рабочего процесса с помощью Google Docs

Сегодня (не без помощи и наводки моего партнера) обнаружил для себя (и для нашей маленький фирмы, в основном) отличный способ организовать работу по четкому плану с помощью docs.google.com. Хочу рассказать (в скриншотах) для тех, кто еще не в курсе. Сразу замечу – для себя лично это тоже мега-инструмент, очень помогает держать все идеи, проекты, ТЗ, договора, ключевики для раскрутки и прочие нужные в работе вещи «в одной корзине».

Конечно, для этого нужно завести аккаунт в гугл. Он общий для всего – для фидбернера, для почты, ридера, igoogle (всех сервисов гугла, в общем). Поэтому у меня он уже был (и у вас, я думаю, он уже тоже есть). Заходим на docs.google.com и входим в свой аккаунт (например, от почты).

Что это вообще такое? Грубо говоря, это онлайн-версия пакета Майкрософт офис (Word, Exel, PowerPoint) + возможность разложить все документы по каталогам (структурировать как хочется). А самое главное – все документы хранятся на серверах гугла. Значит, к ним можно обратиться с любого компьютера, откуда угодно, да и просто очистить свой винчестер от ненужного хлама!

Раньше я хранил все подобные вещи на своем компьютере. Неудобства были громадные – забывал записывать что-то, не мог обратиться с другого компьютера, терял при форматировании и прочие мелкие бытовые неприятности. Теперь всего этого нет.

Конечно, скептик скажет – мне и так тепло и сухо, не буду я использовать какие-то там гугл-докс. А я попрошу всех скептиков попробовать хотя бы раз. Как известно – ем и сейчас! :)

Как это выглядит? Вот скриншот (здесь мои личные проекты, дела фирмы лучше не показывать на всеобщее обозрение, ибо работаю там не я один), кликабельно!:

Смотрите. Слева у нас дерево каталогов. Я создал каталог «Мои проекты», создал подкаталоги для каждого проекта, который я сейчас веду (не удивляйтесь, всего три штуки, да). На один из подкаталогов, где хранится информация о рок-портале (о котором я говорил), я нажал и справа открылся список файлов, вложенных в этот каталог.

Как видно – у меня там два файла. Эксель-таблица со списком текущих задач по рок-порталу (и сроками их выполнения), которая не дает мне расслабиться и общее техническое задание для этого портала в виде ворд-файла. Раз уж «пошла такая пьянка», портал будет по адресу свойрок.ру, но об этом в другой раз.

Во-первых, это удобно. Видно всё и сразу. Во-вторых, инструмент действительно мощный! Например, гугл-докс-эксель – почти копия «настоящего» экселя. Привожу скриншот (клик, клик!):

Эксель настолько крут, что я по привычке пытаюсь переключиться в браузер Alt + Tab, забывая, что я уже в браузере :)

Сам гугл-докс лучше всего поставить как стартовую страницу. Можно там же разместить задачи на день (например, на работе у нас создан общий эксель-файл, где расписаны задачи по датам для меня и для Кирилла, прогресс их выполнения, важность задачи и прочее). Таким образом – открыли браузер, написали новые задачи на сегодняшний день и вперед – выполнять, отмечаться и скорее убегать домой :)

В общем, однозначно рекомендую хотя бы попробовать. Определенно, это удобнее всего, что я пробовал до этого.

Еще одним забавным моментом является одновременное редактирование одного документа. Когда мы вдвоем редакируем одну таблицу (например, туду лист на день), прямо видно как «кто-то» набирает текст, удаляет, форматирует – все в режиме реального времени. Мы даже сыграли в мини-квест – кто быстрее напишет в графе задач соседа матерное слово из трех букв :) Из-за небольшой практики с экселем я был повержен, но реванш впереди :)))

Аналогичным образом мы забили туда все, что нам нужно: тексты договоров, ключи раскрутки студии, планы на будущее, планы на ближайшую неделю. Действительно удобно. Однозначно рекомендую.

Переход на часто используемые сайты по адресу из одной буквы.

Я очень много гуглю. По работе, не по работе, просто так, по левым вопросам. И все это время меня раздражало, что яндекс можно открыть по адресу ya.ru, а гугл только по google.com. Даже не по go.com. или gog.com.

Я согласен с Брином и командой, что для гугла особенной нужды в коротком домене нет. Но вот лично у меня она есть – надоело каждый раз вводить google.com. Долго как-то. Причем, закладки и прочее я не использую, ярлык с рабочего стола и прочее. Это тоже долго. Я жму Ctrl + T, чтобы открыть новую страницу и сразу же вбиваю адрес.

Путем нехитрых размышлений я придумал, как можно открыть гугл, тупо набрав букву g в адресной строке. Или любую другую.

Итак, сначала нам нужно узнать, по какому IP открывается гугл. Для этого его достаточно пропинговать в командной строке (ping google.com) и 4 числа через точки – и будет его адрес. У меня это выглядело так:

Microsoft Windows XP [Версия 5.1.2600]
(С) Корпорация Майкрософт, 1985-2001.

C:\Documents and Settings\DimoninG>ping google.com

Обмен пакетами с google.com [74.125.53.100] по 32 байт:

Ответ от 74.125.53.100: число байт=32 время=212мс TTL=46
Ответ от 74.125.53.100: число байт=32 время=214мс TTL=46
Ответ от 74.125.53.100: число байт=32 время=211мс TTL=46
Ответ от 74.125.53.100: число байт=32 время=214мс TTL=46

Статистика Ping для 74.125.53.100:
Пакетов: отправлено = 4, получено = 4, потеряно = 0 (0% потерь),
Приблизительное время приема-передачи в мс:
Минимальное = 211мсек, Максимальное = 214 мсек, Среднее = 212 мсек

C:\Documents and Settings\DimoninG>

В строке «Обмен пакетами с google.com [74.125.53.100] по 32 байт» та часть, которая в квадратных скобках – и есть IP.

Теперь нужно отредактировать (в блокноте) файл C:\Windows\system32\drivers\hosts (у линуксоидов другой, обычно /etc/hosts). Добавляем в него с новой строки «IP g», например у меня так:

74.125.67.100 g

Теперь гугл открывается, если ввести в адресе браузера адрес из одной буквы g, даже без всяких http. Мысль пошла дальше – можно забить таким образом много адресов, например mail.ru, yandex.ru, любимые сайты, ВКонтакте в конце-концов. Хотя тут удобнее юзать закладочник – они нужны не так часто.